x
Neem contact op met ons
© 2024 - Boostlogix | Logistiek Adviesbureau
x
MyQMS (QMS: Quality Management System) is een kwaliteitsmanagementsysteem dat het handboekbeheer en beheersing van actiepunten makkelijk maakt!
Boostlogix zag bij haar klanten de behoefte aan een (eenvoudig en betaalbaar) gereedschap voor de beheersing van kwaliteitsdocumentatie en ontwikkelde daarvoor een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem: MyQMS. Een systeem dat eenvoudig doet wat het moet doen, maar verder ontdaan is van alle onnodige toeters en bellen. Direct toegankelijk, zonder uitgebreide training en opleiding. Dit maakt het onderscheidend van de andere beschikbare software voor documentatiebeheer, zowel in prijs als bedieningsgemak.
Kwaliteitsbeheer, procesmanagement, kwaliteitsmanagement ofwel quality management is voor veel bedrijven een uitdaging. Het bepalen van de juiste werkwijze, deze helder vastleggen en de juiste procedures makkelijk bereikbaar maken voor de juiste mensen is een uitdaging. Boostlogix ondersteunt haar klanten daar graag bij door het aanbieden en onderhouden van digitale handboeken. Daarnaast is het systematisch omgaan met gemaakte afspraken, afwijkingen en actiepunten vaak voor verbetering vatbaar. MyQMS bestaat daarom uit 2 modules:
De belangrijkste kenmerken en functionaliteiten van de handboekenmodule zijn:
Plan – Do – Check – Act (PDCA) is een belangrijk gereedschap voor een beheerste kwaliteitsbenadering. Plannen maken (Plan) en “druk, druk, druk” aan de gang gaan (Do) lukt meestal nog wel. Maar de Check (is alles uitgevoerd zoals gepland, met het gewenste resultaat?) en Act (is er aanleiding om bij te sturen?) wordt vaak overgeslagen. De dagelijkse hectiek laat ons vooral met Plan en Do bezig zijn. Dit leidt helaas vaak tot niet of onvoldoende correct uitgevoerde acties en verloren energie in een organisatie. Met de nodige frustraties van dien (“Jij zou toch …, waarom hebben we nu dan weer hetzelfde probleem?”).
Ook bij geconstateerde kwaliteits- of auditafwijkingen is het noodzakelijk om een juiste oorzaakanalyse (root cause), een juiste correctie (zorgen dat het probleem is opgelost) en een juiste correctieve actie (zorgen dat het probleem niet nogmaals voorkomt) uit te voeren.
De module Actiepunten Management kan hierin de helpende hand bieden. Er kunnen meerdere actiepuntenlijsten worden opgesteld, afhankelijk van het gebruiksdoel en de betrokken medewerkers. Bijvoorbeeld voor klachtenbehandeling, auditafwijkingen, onderhoudstaken, acties uit werkoverleg, etc. Elke actielijst heeft een “lijsteigenaar” (toezicht en beheer van de lijst) en elk actiepunt op de lijst heeft een “actiepunteigenaar” die verantwoordelijk is voor de correcte behandeling van het actiepunt.
Gebruikers die toegang hebben tot een actielijst kunnen de volgende rollen toebedeeld krijgen: bekijken, aanmaken, behandelen, beoordelen. Een functionaris kan meerdere rollen hebben. Vervolgens kunnen acties volledig beheerst en transparant worden gepland, uitgevoerd en het resultaat geverifieerd.
Met deze werkwijze wordt bereikt dat er (indien nodig) “meerdere ogen” betrokken zijn, dat een actiepunt alleen door een bevoegde functionaris kan worden afgerond en dat afgesproken acties niet “tussen wal en schip” kunnen vallen. Het systeem ondersteunt communicatie d.m.v. waarschuwingsberichten en notificaties bij behandeling en overschrijding van afgesproken data. De gegevens zijn overzichtelijk opgeslagen in de database en kunnen bijvoorbeeld bij kwaliteitsanalyses en audits als belangrijk bewijsmateriaal worden getoond.
