Hoe weet u of een transportrit daadwerkelijk rendabel is als de kosten en opbrengsten niet in dezelfde periode worden geboekt? Voor veel transportbedrijven is dat een herkenbare uitdaging. Kosten worden soms al maanden eerder gemaakt dan de bijbehorende opbrengsten worden gefactureerd. Het gevolg? Een vertekend beeld van de marges, tijdrovende controles en financiële rapportages die niet altijd de werkelijkheid laten zien.
Een transportbedrijf schakelde logistiek adviesbureau Boostlogix in om hier verandering in te brengen. Met een slimme koppeling tussen transportplanning en boekhouding en een nieuw rapportagemodel ontstond meer inzicht, minder handmatig werk en een betrouwbare basis voor verdere financiële analyses.
Bij het transportbedrijf werd al jarenlang gebruikgemaakt van een Excel-bestand om kosten en opbrengsten aan de juiste boekhoudperiode toe te wijzen. Een oplossing die lange tijd goed werkte, maar door de toenemende complexiteit van de administratie steeds meer beperkingen kreeg.
Ook de aansluiting tussen transportplanning en financiële administratie verliep niet altijd soepel. Hierdoor kostte het veel tijd om verschillen te achterhalen en te corrigeren.
De behoefte was duidelijk: een betrouwbaar en overzichtelijk systeem dat afwijkingen automatisch signaleert en medewerkers helpt om sneller de juiste financiële informatie beschikbaar te krijgen.
Boostlogix begon met een grondige analyse van de beschikbare data en de manier waarop deze binnen de organisatie werd verwerkt. Daarbij werd nauw samengewerkt met een medewerker van de financiële administratie.
Juist die samenwerking was belangrijk. De administratieve praktijk bevat veel specifieke kennis over transportopdrachten, ritten, facturen en uitzonderingen. Door deze kennis te combineren met de analytische expertise van Boostlogix ontstond een compleet beeld van het probleem.
Zo bleek dat de financiële verwerking complexer was dan op het eerste gezicht leek. Eén transportrit kan meerdere orders bevatten, terwijl één order juist over verschillende ritten verdeeld kan zijn. Bovendien worden bepaalde kosten soms maanden eerder gefactureerd en betaald dan de bijbehorende opbrengsten.
Dat maakt het lastig om per periode een betrouwbaar beeld van de werkelijke marge te krijgen.
Op basis van de analyse ontwikkelde Boostlogix een nieuw model waarmee de gegevens uit de transportplanning en boekhouding met elkaar worden verbonden.
Het bijbehorende rapport signaleert automatisch ritten en orders waarbij kosten en opbrengsten niet in dezelfde periode vallen. Hierdoor hoeven medewerkers niet langer alle gegevens handmatig te controleren, maar kunnen zij zich richten op de afwijkingen die daadwerkelijk aandacht vragen.
De oplossing biedt onder andere:
Zo wordt financiële data omgezet in bruikbare stuurinformatie waarmee de organisatie sneller en gerichter kan werken.
Een goed rapportagemodel moet niet alleen technisch kloppen, maar vooral aansluiten op de dagelijkse praktijk.
Daarom koos Boostlogix voor een stapsgewijze aanpak. Het model werd in korte ontwikkelstappen opgebouwd, waarbij de klant steeds kon meekijken, testen en meebeslissen.
Deze samenwerking zorgde ervoor dat uitzonderingen tijdig werden herkend en de oplossing goed aansloot op de bestaande werkwijze.
Het resultaat is geen ingewikkeld systeem dat extra werkzaamheden oplevert, maar juist een praktisch hulpmiddel dat de administratie ondersteunt en processen efficiënter maakt.
Het transportbedrijf beschikt inmiddels over een toekomstbestendig model en een overzichtelijke rapportage waarmee verschillen tussen kosten en opbrengsten veel sneller kunnen worden opgespoord.
Doordat het rapport gericht de uitzonderingen laat zien, is aanzienlijk minder tijd nodig om afwijkingen te onderzoeken en recht te zetten. Medewerkers kunnen zich daardoor meer richten op analyse en verbetering in plaats van handmatige controles.
Bovendien vormt het ontwikkelde model inmiddels de basis voor verdere toepassingen, waaronder een financieel perioderapport en een debiteuren- en crediteurenrapportage.
Wat begon als een vraagstuk rondom kosten en opbrengsten, heeft daarmee geleid tot een bredere verbetering van de financiële informatievoorziening.
Deze case laat zien hoeveel waarde er schuilt in het slim combineren van bestaande bedrijfsgegevens. Vaak is de benodigde informatie al beschikbaar, maar ontbreekt de juiste verbinding tussen systemen of een duidelijke rapportagestructuur.
Met Business Intelligence (BI) helpt Boostlogix organisaties om data uit verschillende bronnen samen te brengen, inzichtelijk te maken en te vertalen naar praktische managementinformatie.
Van transportprestaties en kostprijsanalyses tot financiële dashboards en KPI-rapportages: wij zorgen ervoor dat cijfers niet alleen beschikbaar zijn, maar ook daadwerkelijk helpen om betere beslissingen te nemen.
Loopt uw organisatie ook tegen beperkingen van Excel aan? Kost het veel tijd om gegevens uit verschillende systemen te combineren? Of ontbreekt het aan betrouwbare rapportages over kosten, opbrengsten en rendement?
Als logistiek adviesbureau helpt Boostlogix u met analyse, advies én implementatie van praktische Business Intelligence-oplossingen. We brengen uw informatiebehoefte in kaart, ontwikkelen passende rapportages en zorgen ervoor dat deze aansluiten op uw dagelijkse bedrijfsvoering.
Van losse gegevens naar betrouwbare inzichten. Van tijdrovende controles naar betere beslissingen.
Neem vrijblijvend contact op met Boostlogix en ontdek hoe wij uw organisatie kunnen helpen met slimmere financiële en logistieke rapportages.
