Kwaliteitsmanagement systeem | MyQMS

Behoefte aan overzichtelijk kwaliteitsmanagementsysteem

Kwaliteitssysteem MyQMS bestaat uit 2 modules

Ons kwaliteitssysteem MyQMS is makkelijk in gebruik, zorgt voor een efficiënt proces en bespaart tijd bij het implementeren en onderhouden van kwaliteit. De inhoud van het systeem bevat 2 modules:

1. Module Digitale (kwaliteits)handboeken

Met kwaliteitssysteem MyQMS heb je alle informatie altijd digitaal beschikbaar. Het biedt meer voordelen. De handboekenmodule biedt o.a.:

• Flexibele structuur – richt hoofdstukken zelf in, combineer meerdere normen in één handboek.
• Vrije content – voeg woord, afbeeldingen, Word/Excel/PDF’s en flowcharts toe.
• Altijd toegankelijk – kwaliteitssysteem via webbrowser én mobiel (telefoon/tablet).
• 3 gebruikersrollen – beheerder, schrijver, lezer.
• Automatisch versiebeheer – altijd de laatste goedgekeurde versie zichtbaar; oude versies veilig gearchiveerd.
• Pushberichten – o.a. bij wijzigingen, nieuwe versies of taak zoals verplichte leesacties.
• Kennis toetsen – stel vragen of quizjes op, handig bij onboarding.
• Gerichte toegang – medewerkers zien alleen wat voor hen relevant is.
• PDF & delen – documenten omzetten, printen of digitaal verzenden.
• Toegang voor externen – geef (tijdelijk) toegang aan auditoren of klanten, zonder losse mails.

2. Module Actiepunten Management

De PDCA-cyclus (Plan – Do – Check – Act) is dé basis voor goed kwaliteitsbeheer. Plannen maken (Plan) en uitvoeren (Do) gaat meestal prima. Maar juist de Check (Gedaan zoals gepland? Gewenste resultaat?) en de Act(bijsturen waar nodig) schieten er in de praktijk vaak bij in. Het gevolg? Onvolledige acties, verspilde energie en frustraties in de organisatie. Ook bij kwaliteits- of auditafwijkingen is het essentieel om het goed aan te pakken:

• Oorzaakanalyse (waar komt het probleem vandaan en waar heeft het betrekking op?)
• Correctie (probleem oplossen)
• Correctieve actie (voorkomen dat het terugkomt)

Zonder deze stappen blijft de cyclus onaf en de kwaliteit kwetsbaar.

Werkwijze actiepunten management

• Plan: Actiepunt aanmaken in het kwaliteitssysteem, omschrijving en oorzaakanalyse toevoegen, eigenaar en termijn vastleggen.
• Do: Uitvoeren en kort vastleggen door actiepunt-eigenaar, daarna ter verificatie aanbieden.
• Check: Beoordelaar controleert of alles volgens plan en met resultaat is uitgevoerd. Bij akkoord wordt het punt gesloten.
• Act: Zo niet, dan volgt aanvullende actie tot het punt correct is afgerond.

MyQMS ondersteunt uw bedrijf met notificaties bij deadlines. Alle gegevens staan overzichtelijk in de database en zijn direct bruikbaar voor analyses en audits. Met dit kwaliteitsmanagement behaalt u concurrentievoordeel en weet u zeker dat:

• meerdere ogen meekijken op het onderdeel waar nodig,
• alleen bevoegden in de organisatie acties afronden,
• afspraken nooit tussen wal en schip vallen.

Waarom een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem?

Organisaties staan steeds meer onder druk om kwaliteit, veiligheid en transparantie te waarborgen. Met MyQMS beheert u als organisatie processen en legt u gegevens eenvoudig vast. Dankzij functies als realtime rapportage, auditing en workflow-automatisering kan uw organisatie sneller inspelen op veranderingen en eisen, efficiënter werken en bouwen aan een betrouwbare reputatie. Ook helpt een goed kwaliteitsmanagementsysteem in de organisatie om te voldoen aan regelgeving en het helpt bij het verbeteren van de klanttevredenheid.