Customer Care, logistieke service

Leveren binnen door de klant gekozen tijdvakken, alternatieve locaties en same day leveringen zijn allemaal aan de orde van de dag. Naast de steeds veranderende wet- en regelgeving wordt de klant steeds kritischer over het moment van leveren en de wijze waarop dat plaatsvindt. De klant vraagt meer service bij de levering. U moet uw dienstverlening aanpassen om aan de verwachtingen van de klant te voldoen en zo de concurrentie voor te blijven. Met Customer Care kunt u het proces optimaliseren tussen moment van bestellen en de daadwerkelijke levering.

Logistieke service voor tevreden klanten

Boostlogix helpt u bij het zetten van de stappen in die “last mile” met Customer Care. Customer Care is ontwikkeld met Partner Bumbal. Met Customer Care as a service:

  • kent de chauffeur vooraf de (vaak snel wijzigende) situatie bij de los- en laadadressen. Zo voorkomt u fouten en dus klachten. 
  • informeert u de klant over de geplande levertijd (ETA, ofwel Estimated Time of Arrival). Op de dag van levering kan de klant online volgen of de verwachtte aankomsttijd wijzigt. 
  • zet u de planning met alle informatie met een druk op de knop naar de app van de chauffeur door. De chauffeur legt na levering in de app de handtekening van de klant, foto’s van de levering, tijden en opmerkingen vast. Zo is direct alle informatie digitaal beschikbaar. Een POD (proof of delivery) of eventuele afwijkingen kunnen snel afgehandeld worden.
  • kunt u rapporteren en monitoren. Boostlogix helpt bij het opstellen van de juiste rapportage en het interpreteren van de gegevens zodat u de juiste conclusies trekt en snel kunt optimaliseren.

Customer Care as a service van Boostlogix bestaat dus uit vier onderdelen. Samen zorgen ze ervoor dat de klanttevredenheid maximaal wordt verbeterd. Desgewenst kan informatie ook automatisch via interface teruggekoppeld worden aan uw ERP of TMS. Natuurlijk mits dit aan de ERP of TMS zijde ook mogelijk is. 

Bekende laad- en lossituatie met LOLA

De situatie waar chauffeurs laden of lossen verschilt per adres. Soms moeten ze een specifieke inrit inrijden, op een ander adres is belangrijk om uit te kijken voor ... De situatie verandert ook regelmatig. Chauffeurs zijn dan geholpen met extra informatie over de situatie en de locatie. Lola biedt u de mogelijkheid om via de app gegevens van bijvoorbeeld laad- of losadressen door bezorgers en chauffeurs te laten registreren. Met die informatie verklein je de kans op fouten en dus ook op klachten.

Bij zo’n nieuwe locatie ontvangt de chauffeur in de LoLa app enkele vragen die hij kan beantwoorden. Ook kan hij of zij direct foto's maken van de laad- of lossituatie en toevoegen in de app. Die informatie wordt vervolgens als zogenaamde stamdata aan het betreffende adres gekoppeld en komt bij volgende bezoeken via een extra info knop in de app beschikbaar voor alle chauffeurs die een volgende levering verzorgen.

Op deze manier hebben bezorgers en chauffeurs altijd vooraf duidelijke informatie over de situatie bij het betreffende adres beschikbaar. Het registreren van laad- en losgegevens helpt dus de kans op fouten te verkleinen. En minder fouten betekent een hogere klanttevredenheid!

Houd de klant op de hoogte van uw planning met ETA

Hoe laat wordt mijn pakket bezorgd? Dat is één van de meest gestelde vragen van klanten. Logisch, ze wachten met smart op uw product en hebben vaak een drukke agenda. Die vraag is zonder goede digitale voorzieningen lastig te beantwoorden. Telefonisch contact met de chauffeur is dan de enige manier om de voortgang van werkzaamheden te achterhalen. En chauffeurs zijn natuurlijk niet altijd direct te bereiken. Al met al lastig.

In Customer Care van Boostlogix zit de oplossing. Als de planning rond is kunnen klanten automatisch (bijvoorbeeld op de dag voor levering) geïnformeerd worden over de definitief geplande levertijd (ETA: Estimated Time of Arrival) per e-mail en/of SMS. Hier kan desgewenst een link (unieke token) voor een ETA-portal in meegestuurd worden. Via die link kan de klant zelf zien wat de verwachtte aankomsttijd is. Deze tijd wordt op de dag van uitvoering ook continue geüpdatet door de geo-polling van de smartphone of tablet van de chauffeur met de Bumbal app te vergelijken met de ritplanning. Klanten worden zo automatisch, proactief op de hoogte gehouden van de laatste status. Dit scheelt natuurlijk een hoop vragen en draagt bij aan een betere service.

Binnen de Bumbal webomgeving is de track & trace informatie van alle voertuigen ook centraal beschikbaar voor de planner of customer service medewerker. Zo is in één oogopslag inzichtelijk wat de status en werkelijke posities is van de voertuigen die onderweg zijn. Binnen dit track & trace scherm kan ook berekend worden wat de verwachten aankomsttijden zijn van nog openstaande stops op ritten in uitvoering. Hierbij wordt middels alerts ook aangegeven of stops te laat dreigen te komen. Met deze informatie kan een planner eventueel nog ingrijpen en kan een klant ook weer proactief geïnformeerd worden over de laatste status.

Alle informatie van levering direct digitaal beschikbaar: POD

Als de planning gemaakt is, kunnen alle rit- en losgegevens met een druk op de knop doorgezet worden aan chauffeurs. Zij ontvangen alle noodzakelijke informatie in de Bumbal chauffeurs app inclusief alle instructies en stamdata voor het losadres. Op het moment van leveren kan de chauffeur alle relevante zaken vastleggen, denk hierbij aan:

  • start- en eindtijden van stops
  • opmerkingen en bijzonderheden
  • handtekening klant
  • foto’s
  • eventuele afwijkingen van het product of de lading 

Zodra de chauffeur de gegevens heeft verwerkt in de app is alle informatie digitaal beschikbaar. Bijvoorbeeld een POD (proof of delivery) kan direct gecontroleerd worden. Een afwijking of fout kunt u direct herstellen en afhandelen. Uw klant is u dankbaar.

Zonder digitale mogelijkheden zijn gegevens van een aflevering vaak een aantal dagen na aflevering, nadat chauffeurs alle papieren ingeleverd hebben, beschikbaar. De klant heeft dan vaak al een klacht ingediend en u kunt de klacht pas afhandelen als uw chauffeur terug is met alle papieren. Dit is tegenwoordig te laat, vooral als het gaat om een reactie op afwijkingen of klachten.  

Sturen op de juiste punten met monitoring & reporting

Het tijdig signaleren van trends, ontwikkelingen of problemen is cruciaal voor een goede ontwikkeling van uw bedrijf. Tijdig actie ondernemen voorkomt problemen. Een goede rapportage ondersteunt bij de tijdige signalering. Mits de rapportage actueel, compleet en begrijpelijk is. Onvolledige of onduidelijke rapportages kosten vaak meer tijd dan ze opleveren. Natuurlijk signaleert een rapportage zelf niets. Het is degene die de rapportage leest of opstelt die belangrijke ontwikkelingen signaleert en actie uitzet.

Boostlogix ondersteunt u in het opstellen van rapportages en databases in software als Excel en Access. We inventariseren en adviseren specifiek voor uw onderneming. Een bedrijfsuniforme rapportage zorgt voor een breder draagvlak en betere interpretatie van de juiste data. Belangrijk is daarom een goede implementatie van de gekozen rapportage in uw onderneming.

Boostlogix begeleidt uw werknemers om de data in de rapportage juist te interpreteren. Het is van groot belang dat u en uw medewerkers uit de rapportage de juiste conclusies trekken en concrete vervolgstappen ondernemen op de juiste procesonderdelen. Boostlogix ondersteunt u daar waar u dat nodig acht. Van advies van de juiste rapportage inclusief implementatie tot coaching en rapportage management op interim basis. 

Maatwerk service logistiek met Customer Care 

Elk bedrijf is anders en daarmee ook de wensen. Boostlogix levert daarom maatwerk. Informeer vrijblijvend naar de mogelijkheden.

Contact opnemen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek +31 (0)13 744 0154 info@boostlogix.com